Måste jag spara papperskvitton och fakturor i pappersform?
Tyvärr är svaret fortfarande ja på den frågan. Enligt Bokföringslagen måste du som företagare behålla underlag till bokföringen i det skick som du fick det i minst 7 år. I det fall du för över det till ett annat format, som t ex när du skannar eller fotograferar ett papperskvitto, så gäller att du måste spara originalkvittot i 3 år plus det innevarande året. För säkerhets skull bör du därför spara det i fyra år.
Spara kvitton och fakturor i 4 år
Pappersunderlag som kvitton och fakturor anses utgöra räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen (BFL). I BFL regleras hur räkenskapsinformationen ska arkiveras. Enligt BFL får räkenskapsinformation föras över från ett material (till exempel papper) till ett annat (till exempel ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom skanning överföra den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär att du behöver spara dina kvitton i pappersformat i 4 år.
En ändring är på gång – snart kan du slippa spara papperskvitton och fakturor
Välfungerande digitala lösningar för hantering av kvitton finns det gott om men tyvärr hjälper det föga när lagstiftningen inom området inte hänger med. Det finns dock goda nyheter! Regeringen tillsatte år 2021 en utredning om Förenklingar för mikroföretag och modernisering av bokföringslagen. Utredningen är klar (SOU 2021:60) och just nu väntar vi på att alla svar på remissen beaktas och att det kommer ett förslag på nya regler som riksdagen kan fatta beslut om.
Det finns tyvärr ingen exakt tidplan för när de nya reglerna kan vara färdiga – men vi på den digitala redovisningsbyrån MoveByNumbers hoppas att det snart blir verklighet att vi kan slippa spara massa onödiga papper.
Behöver du hjälp att förenkla ditt företags kvittohantering? MoveByNumbers är en redovisningsbyrå i Stockholm med ekonomer som har två stora passioner; dans och att hjälpa människor med redovisning och rådgivning. Många kan tycka att ekonomi och redovisning är svårt – vår styrka är att vi tydliggör och visualiserar siffror så att det blir lättare för dig som kund att ta till dig.
Behöver du hjälp med hela eller delar av din redovisning? Kontakta oss idag, vi är bara ett samtal bort 070-495 62 39.