Än så länge behöver papperskopior sparas enligt Bokföringslagen
Måste jag spara papperskvitton och fakturor som jag har skannat eller fotograferat?
Tyvärr är svaret fortfarande ja på den frågan. Enligt Bokföringslagen måste man behålla underlag till bokföringen i det skick som man fick det i minst 7 år. I det fall man för över det till ett annat format, som t ex skanna eller fotografera ett papperskvitto, då gäller att man måste spara originalkvittot i 3 år plus det innevarande året. För säkerhets skull bör du spara det i fyra år.
Sparas i 4 år
Pappersunderlag som kvitton och fakturor anses utgöra räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen (BFL). I BFL regleras hur räkenskapsinformationen ska arkiveras. Enligt BFL får räkenskapsinformation föras över från ett material (till exempel papper) till ett annat (till exempel ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom skanning överföra den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Tillsatt utredning
Det finns dock goda nyheter! Regeringen tillsatte en utredning om Förenklingar för mikroföretag och modernisering av bokföringslagen. Utredningen är klar (SOU 2021:60) och just nu väntar vi på att alla svar på remissen beaktas och att det kommer ett förslag på nya regler som riksdagen kan fatta beslut om.
Statusen på utredningen är att olika remissinstanser har fått tycka till om utredningens förslag. De olika svaren kan du läsa här: https://www.regeringen.se/remisser/2021/10/remiss-av-sou-202160-forenklingar-for-mikroforetag-och-modernisering-av-bokforingslagen/
Flera stödjer en ändring
Flera av de som svarat på remissen stöder att de reglerna ändras. T ex skriver Företagarna så här: ”Företagarna stödjer förslagen i 7.11.3 och anser att det bör träda i kraft så snart som det är möjligt. Dagens regelverk med krav på att räkenskapsinformation ska arkiveras i det format det kommer företaget tillhanda är daterat och ineffektivt för Sveriges företag. Förutom att nuvarande regler lägger en omotiverad administrativ börda, och därigenom kostnader, på företagen, hindrar regelverket även den digitala utvecklingen.”
Det finns ingen exakt tidplan för när de nya reglerna kan vara färdiga – men vi hoppas att det senast under sommaren 2023 blir verklighet att vi kan slippa spara massa onödiga papper.
Text:
Jonny Boström