Semesterguide – så får du ihop sommarplaneringen
Nu närmar sig semesterperioden och det är hög tid att börja planera för dina anställdas semester och bemanningen under sommarperioden. Dina medarbetare ser förmodligen fram emot en längre semesterledighet under sommaren och oftast kommer de tillbaka med ny energi och kraft till jobbet efter ledigheten.
Men hur ska du som arbetsgivare kunna möta allas önskemål om semesterns förläggning? Det är ett pussel att lägga och här delar vi med oss av våra bästa tips till dig som arbetsgivare för att du ska lyckas med företagets semesterplanering.
Se över semestersaldot
Börja med att ta reda på hur många semesterdagar dina anställda har, dina medarbetare kan ha rätt att ta ut sparade dagar och det kan finnas sparade dagar som måste tas ut under semesteråret.
Var ute i god tid
Meddela personalen i god tid om när ledighetsansökningarna ska vara inlämnade så att de har tid att planera sin ledighet. Tänk igenom vad som är viktigt för företaget när det gäller semesterperioden samt om det finns en period då du vill att huvuddelen av semestern ska tas ut. De anställda har rätt att senast två månader före få besked om semestern beviljas.
Kommunicera tydligt
Kommunicera tydligt med personalen om semesterperioden och eventuella begränsningar, till exempel hur många som kan ta ledigt samtidigt. Genom en tydlig kommunikation kan du undvika konflikter som skulle kunna uppstå mellan medarbetare som vill vara lediga samtidigt.
Var tillgänglig för frågor från personalen angående semesterplaneringen. Genom en tydlig kommunikation och en transparens kring semesterplaneringen minskar stress och oro hos personalen inför semestertider. En öppen och transparent kommunikation bidrar också till att personalen känner sig respekterad och uppskattad även om de inte får semester exakt den period de ansökt om.
Var rättvis och transparent
Ha en rättvis och transparent semesterplaneringsprocess som tar hänsyn till alla anställdas önskemål och behov oavsett familjesituation. Det är du som arbetsgivare som bestämmer när de anställda ska ha semester men det bästa är alltid att arbetsgivaren och den anställde tillsammans kommer överens om när semestern ska tas ut.
Om ni inte kan komma överens om när semestern ska tas ut är det du som arbetsgivare som bestämmer och den anställde har rätt att få besked om semestern senast två månader innan.
I vissa kollektivavtal kan det finnas en förhandlingsskyldighet gentemot den fackliga organisationen om semesterns förläggning så kom ihåg att ta reda på vad som gäller för ert företag.
Planera för det oförutsägbara
Även under semesterperioden bör du ha en plan för att hantera oplanerad frånvaro, till exempel sjukdom, som kan uppstå under semestertiden. Planera semesterperioden på ett sätt som säkerställer att tillräckligt med personal finns på plats för att upprätthålla verksamheten och att det finns vikarier att kalla in vid behov.
Du kan inte utan vidare kalla in ordinarie medarbetare till jobbet under semestern, för att göra detta krävs synnerliga skäl. Med synnerliga skäl menas skäl som du som arbetsgivare inte hade kunnat förutse i semesterplaneringen. Medarbetaren kan också ha rätt till ekonomisk kompensation för en avbruten ledighet om den till exempel tvingas boka av eller boka om en inplanerad resa.
Följ lagar och avtal
Se till att du vet vad som gäller enligt semesterlagen och ert kollektivavtal. Enligt semesterlagen har anställda rätt till 25 dagars semester men det kan finnas rätt till fler semesterdagar enligt enskilda avtal eller kollektivavtal.
Som arbetsgivare är du skyldig att se till att dina anställda tar ut minst 20 dagars semester under semesteråret (under förutsättning att den anställde har 20 betalda semesterdagar). Dessa ska helst tas ut som en sammanhängande ledighet under sommarperioden juni-augusti. Om den anställde påbörjar sin anställning efter den 31 augusti under semesteråret har den dock bara rätt till 5 dagars semester om inget annat avtalats.
Inför semestern finns det en hel att ta hänsyn till som arbetsgivare. Gör en semesterplanering i god tid, gör nödvändiga förberedelser för frånvaro under semesterperioden och kommunicera öppet och transparent med din personal så har du goda förutsättningar att få till en bra semesterplanering.
Vi på MoveByNumbers har mer än 30 års erfarenhet av ekonomi och redovisning. Vi är specialister på att utveckla bolag genom effektiva redovisningstjänster och löneoutsourcing.
Behöver ni hjälp med er redovisning, löner och att beräkna semesterersättning? Kontakta oss idag, vi är bara ett samtal bort 070-495 62 39!